Hogyan töltsem ki?
A számla minden rovatának pontos és szabályos kitöltése nagyon fontos a vevőnek is és az eladónak is! A vevő csak a helyesen kitöltött, minden kötelező elemet tartalmazó számla tartalmát számolhatja el költségként, ezért jogszerűen megteheti, hogy a hibás számlát nem fogadja be és nem fizeti ki.
Nagyon komoly szankciókkal jár a kéziszámla elhagyása!
Ha elveszítesz egy számlát vagy egy egész számlatömböt, akkor számlánként (!) 500 000 Ft-ra büntethető vagy. Ez megelőzhető azzal, ha online számlázót használsz, ahol valamennyi adat és számla visszakereshető, és sosem vész el.
Ugyanez vonatkozik az áfa kitöltésre, súlyos pénzbírsággal járhat a hibázás! Ha nem a 21,26%-ot illetve a 15,25% -ot írod arra a készpénzfizetési számlára, ahol az összegek csak bruttó módon szerepelnek (nincs lehetőség az áfa feltüntetésére), hanem a 27 vagy a 18%-ot, akkor egy esetleges vizsgálat során, jogszabály megsértés miatt 100 000 Ft bírságot szabnak ki!
Eladó neve
A számlát kiállító vállalkozás hivatalos elnevezése és adatai. Egyéni vállalkozók és adószámmal rendelkező magánszemélyek esetén a vállalkozó neve, székhelyének címe (vagy állandó lakcíme) és adószáma. Cég esetén a cég hivatalos elnevezése (rövid név is lehet), székhelye és adószáma a minimális követelmény. Ezen kívül fel lehet tüntetni márkanevet is. Pl. a Számlázz.hu üzemeltetője a KBOSS.hu Kft., de annak nincs akadálya, hogy a számlán ezt úgy használjuk, hogy eladó: “KBOSS.hu Kft. - Számlázz.hu” Fontos, hogy címnek csak hivatalosan nyilvántartott címet szabad beírni!
A számlán feltüntethetők egyéb, nem kötelező információk is, például a vállalkozás webcíme, e-mail-címe, egyéb elérhetőségei, logója stb. A kéziszámla erre nem kifejezetten alkalmas, mert kevés a hely és sokat kell körmölni, de egy online számlázó erre is nyújt megoldást.
Vevő neve
A számla címzettjének neve és adatai. Magánszemélyek és egyéni vállalkozók esetén a név és a lakcím/székhely címe, cégek esetén a cég hivatalos elnevezése és székhelyének címe. A vevő adószámát alapesetben NEM kell feltüntetni, kivéve, ha
- a számla végösszegének áfa-tartalma eléri vagy meghaladja a 2 millió forintot (lásd.: Áfa törvény 169. § dc)
- EU-n belüli termékértékesítés esetén, amennyiben a vevő rendelkezik EU-s adószámmal (lásd: Áfa törvény 169. § db)
- az áfa-törvényben meghatározott, fordított adózás hatálya alá eső ügyleteknél (lásd.: Áfa törvény 169. § dc)
Minderről bővebben olvashatsz a NAV hivatalos oldalán itt: A vevői adószám feltüntetése a számlán
Dátum(ok)
Készpénzfizetési számla esetén csak egy dátumot kell írni a számlára, ez pedig a számla kelte. A számlán a legtöbb esetben három dátum szerepel:
- Számla kelte: ez a kiállítás napja. Fontos, hogy ide mindig a számla kiállításának valós dátumát írjuk be!
- Teljesítés dátuma: a számlán szereplő termék vagy szolgáltatás teljsítésének dátuma. (Adózás szempontjából az esetek többségében ez az időpont számít, ezért nem érdemes a számla keltéhez a valóstól eltérő dátomot írni.) A teljesítés dátumára vonatkozó szabályok összetettek és nemrég változtak, ezért ezzel kapcsolatban mindenképpen tájékozódj a könyvelődnél vagy adótanácsadódnál!
- Fizetési határidő: az a dátum, ameddig a vevőnek a számlát ki kell fizetnie. Célszerű ennek hétköznapra esnie, de erre törvényi kötelezettség nincs.
Tartalmi rész
A számla tartalmi részében szerepel annak a gazdasági eseménynek a meghatározása, ami a számla kiállításának oka. Itt a termék vagy szolgáltatás megnevezése mellett a mennyiség, egységár, teljes ár, áfa, esetleges kedvezmények és egyéb információk szerepelnek. Az erre vonatkozó szabályok nagyon összetettek és a gazdasági esemény jellegétől függően változnak, így ezek bemutatására itt nincs lehetőség. Amennyiben bizonytalan vagy a számla tartalmát illetően, mindenképpen egyeztess a könyvelőddel vagy adótanácsadóddal!
Fizetési mód
A számla pénzügyi teljesítésének (várható vagy elvárt) módja. A mező tartalmára nincs jogszabályi előírás. A leggyakrabban használt megnevezések a készpénz, átutalás, bankkártya, de bármilyen egyéb megnevezést is használhatunk, amely egyértelműen azonosítja a teljesítés módját (pl. utánvét, csekk stb).
Kell-e a számlára VTSZ vagy SZJ szám?
A vámtarifaszám vagy szolgáltatási jegyzékszám előírt használata megszűnt, sőt, már maguk a jegyzékek sem hatályosak, szerepüket átvette a Termékek és Szolgáltatások Osztályozási rendszere (TESZOR). Ennek ellenére az üzleti életben még a VTSZ és az SZJ is használatban van, viszont sem ezek, sem a TESZOR szám feltüntetése a számlán alapesetben nem kötelező. Azt javasoljuk, hogy amennyiben a vállalkozásod üzletmenetében ezeket a számokat használod, vagy - egyéb törvényi előírás vagy az üzleti partnerek elvársai alapján - használnod kell, akkor szerepeltesd a számlán is. Amennyiben ezeket az azonosítókat nem használod egyébként az üzletmenetedben, akkor a számlán is fölösleges a szerepeltetésük.
Mennyiségek, pénzösszegek, áfamezők - használd az áfa-kalkulátort!